PROCEDIMENTOS E INSTRUÇÕES DE TRABALHO

GARANTA A EFICIÊNCIA DA EQUIPE

Os procedimentos e instruções de trabalho são ferramentas utilizadas pela gestão da qualidade. São muito importantes para o processo de padronização e devem estar presentes em todos os setores da empresa.

Para garantir a eficácia dessas ferramentas, é primordial identificar quais são as necessidades da empresa, afinal, cada uma possui suas especificidades.

Por exemplo:

  • Uma indústria de alimentos precisa atender às normas de segurança, portanto é necessário descrever um procedimento do caminho que deve ser seguido para que as normas sejam atendidas
  • Uma empresa precisa ter melhor controle dos documentos, portanto é necessário descrever um procedimento que defina onde os documentos deverão ser guardados, como rastreá-los, quem são os responsáveis pela elaboração, revisão, descarte, etc.

As instruções de trabalho são mais específicas e devem ser mais detalhadas. Podemos dizer que os procedimentos são as etapas que devemos seguir e as instruções especificam como realizar cada uma dessas etapas.

Por exemplo:

  • Uma das especificações de uma indústria alimentícia é armazenar os alimentos de forma adequada, de forma que não sejam contaminados por fatores externos. A Instrução de trabalho deve detalhar de que forma essa armazenagem deve ser feita.

O ideal é criar um padrão para a criação desses documentos, pois dessa forma garante-se que haja organização. Isso facilita muito na hora de encontrar e até mesmo atualizar e elaborar novos procedimentos e instruções. Além disso, é possível evitar erros e economizar tempo.

Ao elaborar um procedimento ou instrução de trabalho é necessário pensar em quem vai ter acesso a esse documento. Falar a língua do leitor é essencial para a o entendimento e disseminação das etapas que deverão ser seguidas. Ainda assim, é imprescindível realizar treinamentos com a equipe, para evitar que existam partes mal-entendidas. Afinal, se algum detalhe não for seguido, as consequências podem prejudicar todo o processo.

Além disso, os treinamentos incentivam os colaboradores a seguirem as etapas e a trabalhar em equipe.

Pode parecer algo “burocrático”, mas a verdade é que quando entendemos o Contexto da Organização e elaboramos os procedimentos e instruções de trabalho de acordo com as necessidades internas e externas da empresa, os resultados alcançados podem ser sentidos por todos. Todos os fatores geradores de sucesso devem ser documentados, de forma que todos possam se basear nele. Assim, a equipe consegue entender a Organização, seguir as mesmas estratégias e buscar um mesmo ideal.

Essa documentação também é muito importante para que as informações não fiquem restritas apenas ao responsável por determinada atividade. É preciso ter sempre mais de uma pessoa apta a realização das tarefas, assim quando o responsável por determinada atividade estiver ausente, um terceiro pode ter acesso ao procedimento e o processo não fica parado.

EXEMPLO DE PROCEDIMENTO (GERADO PELO SOFTWARE QUALIS)PROCEDIMENTOPROCEDIMENTO-2

EXEMPLO DE INSTRUÇÃO DE TRABALHO (GERADO PELO SOFTWARE QUALIS)INSTRUÇÃO DE TRABALHO

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