ISO 9001:2015 – INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

AFINAL, QUAIS DOCUMENTOS DEVO MANTER NO MEU SGQ?

 

A nova versão da ISO 9001:2015 apresentou algumas mudanças em relação a gestão de documentos. Dentre elas, entra a questão daqueles documentos que não são mais obrigatórios. Muitas pessoas ficam com aquela dúvida: devo ou não devo eliminá-los do meu SGQ?

A questão é a seguinte, todas as mudanças realizadas na norma, foram feitas visando a melhoria da gestão da qualidade, e da Organização como um todo. No caso do controle de documentos, o objetivo é tornar tudo menos burocrático, tornando o fluxo mais prático.

Então, o que eu faço com os documentos que não são mais obrigatórios?

É nesse momento que percebemos a importância de sabermos onde estamos inseridos. É essencial saber qual é a realidade da Organização, e dessa forma fazer um levantamento de tudo que precisa e o que não precisa ser documentado. As informações que serão documentadas devem fazer sentido para a empresa e não para a norma.

Se a norma diz que não é mais obrigatório, não quer dizer que a Organização deve descartar, pelo simples fato de que um processo pode depender daquele documento. Por outro lado, aqueles documentos que estão apenas ocupando espaço, não pense duas vezes para eliminar.

Os documentos devem servir de auxílio para a execução das estratégias da empresa e para o alcance das metas. Eles devem garantir que a Organização está em conformidade e sempre em busca de melhoria. Ou seja, todo documento precisa ter uma função, precisa ter algum sentido para existir.

Essa é a mudança que houve na ISO em relação a obrigatoriedade de alguns documentos. Quem decide se é obrigatório ou não, se faz sentido ou não, é o próprio time da empresa. Afinal, ninguém conhece melhor Organização do que a própria equipe, não é mesmo?

“Você nunca sabe que resultados virão da sua ação. Mas se você não fizer nada, não existirão resultados.” – Mahatma Gandhi

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