Procedimento Operacional Padrão – POP

Você já ouviu falar do POP?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que nos mostra o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser realizado para alcançar uma meta. Nele é descrito, de maneira detalhada, tudo que é necessário para a realização de determinada tarefa.

Esse documento tem como objetivo padronizar as tarefas, para manter o processo funcionando de maneira correta, conforme o planejado e evitando não conformidades que geram desvios na execução e que poderão afetar na qualidade final dos produtos.

Mas por que é tão importante utilizar o POP na sua empresa? Imagine que cada funcionário, que faz parte do processo, realize tarefas totalmente diferentes e fora do padrão… Seria uma bagunça e não haveria como garantir a qualidade e eficiência desse processo. Além disso, poderia ocorrer inúmeras falhas, acidentes, entre outros. Portanto, a utilização do POP é de extrema importância. Ele não só garante a qualidade do produto final e eficiência do processo, como também evita falhas de comunicação, facilita o trabalho, reduz variações, facilita o processo de treinamento e proporciona mais segurança aos funcionários.

Como preparar um POP?

Esse documento deve ser escrito com uma linguagem adequada e clara, de fácil entendimento para todos os membros da equipe que o utilizará.

Não existe uma “receitinha de bolo” para criar um POP, mas é importante que ele traga algumas informações. Segundo as normas de qualidade, toda informação documentada deve ter fácil acesso, identificação e ser protegida. Portanto, devem conter informações como:

  • A codificação do documento, que permite que ele seja único e facilita a identificação;
  • O nome do POP, que deve mostrar de forma rápida qual o propósito do mesmo;
  • Identificação da versão e datas de revisão;
  • Os nomes dos responsáveis pela elaboração, aprovação e revisão do documento.

No corpo do documento é importante que o POP traga:

  • Qual o objetivo do documento;
  • Quem são os envolvidos e responsáveis pelo processo;
  • A descrição das tarefas a serem realizadas, ou seja, o passo a passo para a realização do processo;
  • Os materiais necessários;
  • Os cuidados especiais, por exemplo: a necessidade de uso de EPI’s ou outros tipos de proteção;
  • Ações que devem ser tomadas em caso de não conformidades;
  • Pode apresentar, também, um fluxograma, para deixar o processo ainda mais claro.

 

Para facilitar seu entendimento, observe o exemplo a seguir:

POP

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Não podemos esquecer, que o documento deve ser revisado sempre que houver alguma mudança no processo, exigência normativa ou outra necessidade especifica, por pessoas treinadas no processo em questão, para que não haja falhas na elaboração, para garantir que ficou claro para todos que o utilizarão e, assim, atingir os objetivos esperados ao elaborar o POP.

Após todos esses passos, o documento está pronto para ser aprovado pelo setor responsável da empresa e, então ser utilizado por toda equipe envolvida no processo.

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