A importância da gestão de documentos

A importância da gestão de documentos se deve ao fato de que para manter o controle de uma empresa todas as informações importantes devem ser documentadas. A gestão eficiente impede que haja perda dos mesmos, além de gerar economia de tempo e espaço.

Todo documento possui um ciclo de vida, por isso é importante estar sempre atento nas datas previstas para revisá-los, atualizá-los e, se for o caso, eliminá-los. Gerar arquivos eletrônicos é um ótimo caminho para fazer esse controle. Pois além de liberar espaço físico torna muito mais fácil encontrar aquilo que procura e estar sempre atento às datas.

A padronização dos processos facilita a organização e o controle de arquivos. Separe os documentos por departamentos, tipo e sequência, desta maneira é possível saber exatamente onde encontra-los sempre que precisar. Estabeleça uma rotina para cada tipo de documento. Tanto para não gerar excesso como também para fazer adequações que se tornam necessárias quando ocorrem determinadas mudanças nos procedimentos.

Existem ainda muitas pessoas que fazem todo esse controle manualmente. Isso gera um trabalho massivo e muitas vezes perdas de prazos para revisões. Por isso muitas empresas já estão enxergando a importância de um software que automatize todo esse processo, gerando maior produtividade e organização.

O software de gestão possui inúmeros benefícios. Dentre eles ter um melhor controle dos documentos, gerar lembretes automáticos, reduzir a quantidade de documentos impressos, etc. O tempo que se perde manualmente é o mesmo que pode ser ganho quando os processos são automatizados.

É muito importante manter a organização dentro da empresa. Tendo em vista que os documentos possuem informações fundamentais, tais como: dados básicos da empresa, procedimentos, contratos, dentre outros, a preocupação com os mesmos deve ser constante, pois a perda de um documento pode ser crucial. Possuir uma boa gestão de documentos é o primeiro passo na construção de uma boa gestão da qualidade.

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