5 dicas práticas para ter sucesso nas auditorias

Hoje falaremos sobre um assunto que muitos se assustam só de ouvir falar: As auditorias.

A verdade é que as auditorias existem para trazer benefícios para a própria Organização (além de segurança aos consumidores, é claro). Na prática tudo é mais difícil, isso eu entendo, e qualquer erro pode ser crucial, é verdade. Entretanto, uma boa estratégia é enxergar as auditorias como oportunidades de melhoria.

Para início de conversa, estar de acordo com as normas e requisitos da própria Organização é uma obrigação. De nada adianta pregar qualidade e não praticar. Pode acreditar, o consumidor sabe muito bem diferenciar uma marca realmente comprometida em entregar o melhor.

Então, a primeira coisa que você deve saber para ter sucessos nas auditorias é que qualidade é cultura. Os processos devem ser executados da maneira certa no dia-a-dia e a equipe deve estar 100% inserida nas metas e política da empresa.

Sabendo disso, vamos esclarecer a diferença entre auditoria interna e auditoria externa, além da importância de cada uma:

AUDITORIA INTERNA

Ao contrário de como muitas pessoas veem, as auditorias vêm para somar, e não para atrapalhar. Por meio das auditorias internas é feita uma análise do sistema de gestão. Tudo que estiver fora das normas, ou até mesmo, fora daquilo que foi estipulado pela própria Organização, pode ser identificado e corrigido.

Realizar auditoria interna antes da externa é essencial para se preparar. Assim, é possível identificar possíveis não-conformidades e começar a trata-las.

Lembre-se que para atingir o sucesso, é necessário estar realmente comprometido com os melhores resultados. Portanto, certifique-se de que a auditoria interna chegará o mais próximo possível do que será a externa.

Afinal, prevenir é melhor do que remediar, não é mesmo?

AUDITORIA EXTERNA

Ah! O bicho de sete cabeças, a auditoria externa. O momento em que todos entram em pânico, mas calma, se está tudo ordem, não há o que temer. Como eu disse, as auditorias vêm para somar.

Esse é o momento de receber um Órgão Certificador na empresa. Portanto, é bom que tudo esteja em conformidade e perfeito funcionamento.

Tenha em mente que tudo que estiver fora do padrão, não é culpa do auditor. Aliás, pode não ser necessariamente culpa de ninguém, é apenas um estímulo para tomar medidas que corrijam os erros e gere melhorias ao processo.

E bom, se você quer desfilar por aí com um certificado de normas como a ISO 9001 na mão, então o mínimo que deve ser feito é lutar por ele, certo? E essa luta deve ser diária e contínua.

Agora vamos te dar 5 dicas práticas para ter sucesso nas auditorias, acompanhe:

Informação documentada

As informações estão organizadas e documentadas? Certifique-se de ter em mãos tudo que é necessário para comprovar o funcionamento do sistema de gestão.

Isso vale tanto para auditoria interna, quanto para a externa. Aliás, isso vale como uma dica para ter em sua organização sempre. Quanto mais organizadas estiverem as informações, melhor será o funcionamento do sistema, e mais fácil será envolver o time nas metas.

Para garantir a organização e vigência dos documentos, utilize um software de gestão. Saiba mais aqui!

Sinceridade e objetividade

Nem tente ficar explicando a mesma coisa de mil maneiras para impressionar o auditor. O negócio é objetividade. Esteja preparado para responder as perguntas e seja o mais objetivo possível.

Mantenha os registros em dia!

As informações devem estar atualizadas e os documentos apresentados devem vigentes. Um sistema de qualidade precisa acompanhar os resultados, estar atento a validade de documentos e atualizar as informações necessárias, quando necessário.

Portanto, mantenha os registros sempre em dia.

Planejamento é tudo

Pode parecer loucura dizer isso, mas muitas pessoas ainda não entendem o valor de um planejamento. Entendem menos ainda a importância de tirá-los do papel e agir de acordo com o planejado.

O fato é que não é possível medir o que não é planejado. O planejamento deve ser o primeiro passo para a abertura de uma empresa, deve estar presente em reuniões de estabelecimento de metas e também nas de monitoramento. Antes das auditorias não poderia ser diferente, faça um planejamento de tudo que precisa ser feito antes, durante e depois da empresa ser auditada.

Antecipe-se! Prepare sua equipe para receber o auditor

Quais serão as áreas auditadas? Será necessário algum tipo de EPI? É uma área de acesso restrito? Essas são só algumas perguntas que devem ser feitas antes da auditoria.

Dependendo da área de atuação, determinadas ações devem ser tomadas para que o auditor possa circular pelos locais a serem auditados e a empresa deve estar previamente ciente de tudo que será necessário providenciar para a realização da auditoria. Não deixe para a última hora, providencie tudo o quanto antes para evitar quaisquer contratempos.

Equipe comprometida é a alma do negócio

Colaboradores comprometidos fazem toda a diferença, tanto nas auditorias, como também nos resultados da empresa de maneira geral.

Certifique-se de ter um time bem treinado na missão, visão, valores e política da empresa. Dessa forma, todos terão tudo na “ponta da língua” e não serão pegos de surpresa em nenhum questionamento.

Essas foram algumas dicas para garantir o sucesso nas auditorias e ter o seu selo de qualidade. O selo de qualidade deve ser visto tanto como uma estratégia externa, como também interna. Além da imagem da empresa diante do consumidor, também é necessário levar em consideração a qualidade e o comprometimento em cada fase do processo.

E aí, gostou das nossas dicas? Então não deixe de acompanhar o nosso Blog, no próximo conteúdo falaremos sobre: Big Data para organização e segurança de dados e documentos.

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